Szanowni Państwo,

dnia 1.07.2026 r. wejdzie w życie art. 34a ustawy z 27.08.2009 r. o finansach publicznych. Na mocy art. 34a ust. 1 u.f.p. na kierowników jednostek sektora finansów publicznych nałożony został obowiązek udostępniania i aktualizowania danych w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych. Udostępnianiu w rejestrze będą podlegać informacje o różnorodnych umowach, w tym m.in. cywilnoprawnych umowach dotyczących zakupu towarów lub świadczenia usług, natomiast obowiązek nie obejmuje umów o pracę, gdyż nie stanowią one zamówień w rozumieniu ustawy – Prawo zamówień publicznych.

W Centralnym Rejestrze Umów udostępnia się i aktualizuje następujące informacje o umowie (art. 34a ust. 7):

1) numer umowy – o ile taki numer nadano;

2) datę zawarcia umowy;

3) okres, na jaki umowa została zawarta;

4) oznaczenie stron umowy;

5) wskazanie przedmiotu umowy;

6) wartość umowy;

7) wskazanie, czy umowa jest finansowana ze środków, o których mowa w  art. 5 ust. 1 pkt 2-3 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej;

8) status umowy i dzień zakończenia obowiązywania umowy;

9) podstawę prawną nieudostępnienia informacji o umowie oraz organ lub osobę, które dokonały wyłączenia jawności danej informacji – w przypadku, o którym mowa w  ust. 8 ;

10) podstawę dokonania aktualizacji informacji określonych w  pkt 1-9 , o ile dokonano takiej aktualizacji.

W Centralnym Rejestrze Umów JSFP nie udostępnia się informacji o umowie, co do których prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu na podstawie  art. 5 ust. 1  i  2-2b  ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2022 r. poz. 902).

W Centralnym Rejestrze Umów JSFP mogą być udostępniane i aktualizowane informacje o umowie inne niż określone w  art. 34a ust. 7 ustawy , niestanowiące danych osobowych.

W związku z wejściem w życie przepisów wykonawczych do ustawy o finansach publicznych (rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 30 marca 2026 r. w sprawie Centralnego Rejestru Umów JSFP),  zwracam szczególną uwagę na następujące zasady dotyczące przygotowywania danych do publikacji w Centralnym Rejestrze Umów:

1. Okres obowiązywania umowy
   W przypadku umów zawartych:
   – na czas nieoznaczony – należy wskazać, że umowa została zawarta na czas nieoznaczony;
   – na czas oznaczony – należy podać długość okresu obowiązywania umowy poprzez wskazanie liczby dni, miesięcy lub lat.
2. Oznaczenie stron umowy (ten obszar jest szczególny pod względem ochrony prywatności)
   Dane stron umowy powinny być podawane zgodnie z wymaganiami rozporządzenia:
   1. jednostki sektora finansów publicznych oraz przedsiębiorcy prowadzący działalność na terytorium Polski:
      – nazwa (firma),

– numer REGON,
– numer NIP (jeżeli został ujawniony w bazie REGON),
– adres siedziby lub adres wykonywania działalności gospodarczej;

1. b) podmioty mające siedzibę poza granicami Polski:
   – nazwa (firma),
   – adres siedziby lub miejsce wykonywania działalności;
2. c) osoby fizyczne:
   – wyłącznie imię i nazwisko.

Nie jest dopuszczalne ujawnianie w rejestrze adresu zamieszkania osoby fizycznej ani jej numeru PESEL.

Proszę zachować ostrożność w przypadku gdy osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą podaje nam w umowie adres zamieszkania a działalność jest prowadzona pod innym adresem lub adres nie jest określony w CEIDG z uwagi iż podmiot wykonujący działalność o charakterze mobilnym, w terenie lub u klienta nie musi wskazywać w CEIDG adresu stałego miejsca wykonywania działalności. W takim przypadku adresu zamieszkania nie wpisujemy do CRU.

3. Przedmiot umowy
   Przedmiot umowy powinien zawierać opis zakresu dostaw, usług lub robót budowlanych będących przedmiotem umowy. Opis powinien być na tyle szczegółowy, aby umożliwiał identyfikację celu zawarcia umowy, jednak bez ujawniania danych podlegających ochronie.
4. Wartość umowy
   Wartość umowy należy podawać w złotych polskich z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
5. Finansowanie ze środków zewnętrznych
   Należy wskazać, czy umowa jest finansowana ze środków, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2–3 ustawy o finansach publicznych (odpowiedź „tak” lub „nie”).
6. Status umowy
   Każda umowa będzie posiadała status:
   – aktywna,
   – nieaktywna.

Zmiana statusu z aktywnej na nieaktywną będzie skutkowała wskazaniem dnia zakończenia obowiązywania umowy.

7. Aktualizacja informacji
   W przypadku zmiany danych dotyczących umowy konieczne będzie wskazanie przyczyny aktualizacji, np.:
   – aneksowania umowy,
   – wypowiedzenia umowy,
   – cesji praw i obowiązków,
   – korekty błędu.

Należy również podać datę, od której nastąpiła dana zmiana.

8. Wyłączenie jawności
   Jeżeli określone informacje nie mogą zostać udostępnione ze względu na ograniczenia wynikające z przepisów prawa, należy wskazać:
   – konkretną podstawę prawną wyłączenia jawności,
   – organ lub stanowisko osoby, która dokonała wyłączenia jawności.

Ze względu na potrzebę ochrony prywatności, a także wymogi wynikające z ogólnych zasad przetwarzania danych osobowych, w tym w szczególności zasady adekwatności i minimalizacji, nie należy podawać bardziej szczegółowych informacji identyfikujących osoby fizyczne, mogących ingerować w sferę prywatności. W sytuacjach, gdy ujawnienie danych mogłoby naruszać prywatność osoby fizycznej, stosuje się wyłączenie jawności – zamiast danych osobowych wskazuje się odpowiednią podstawę prawną wyłączenia. W przedmiocie umowy również należy dbać o to, aby nie ujawniać informacji mogących naruszać prywatność osób fizycznych.

Procedura ochrony danych osobowych przy prowadzeniu CRU

1. Czynności związane z wprowadzaniem, udostępnianiem oraz aktualizacją informacji o umowach w CRU mogą wykonywać wyłącznie osoby:

– upoważnione przez kierownika jednostki,
– posiadające konto użytkownika w systemie teleinformatycznym CRU,
– posiadające odpowiednie uprawnienia do wykonywania powierzonych czynności.

2. Przed przekazaniem informacji do publikacji należy każdorazowo zweryfikować, czy zakres udostępnianych danych jest zgodny z obowiązującymi przepisami.

Należy pamiętać, że dane osobowe publikowane w CRU powinny być ograniczone wyłącznie do danych wymaganych przepisami prawa. W przypadku gdy stroną umowy jest osoba fizyczna, w CRU podlega ujawnieniu wyłącznie jej imię i nazwisko.

Nie należy publikować w szczególności:

– numerów PESEL,
– adresów zamieszkania,
– numerów dokumentów tożsamości,
– danych kontaktowych,
– innych danych niewymaganych przepisami prawa.

3. Przed publikacją informacji należy zwrócić szczególną uwagę, czy treść danych nie narusza prywatności osób fizycznych.

Jeżeli w opisie przedmiotu umowy lub innych informacjach przeznaczonych do publikacji znajdują się dane, których ujawnienie mogłoby prowadzić do identyfikacji osoby fizycznej lub naruszać jej prywatność, dane te należy usunąć lub zanonimizować przed publikacją.

W przypadku zastosowania wyłączenia jawności należy wskazać:

– podstawę prawną ograniczenia dostępu do informacji,
– organ lub stanowisko osoby dokonującej wyłączenia jawności.

4. Informacje o umowach należy przekazywać do publikacji oraz aktualizować bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 30 dni:

– od dnia zawarcia umowy,
– od dnia zaistnienia zmiany dotyczącej umowy.

W przypadku zmiany informacji o umowie konieczne jest dokonanie odpowiedniej aktualizacji danych w CRU.

5. Osobom fizycznym, których dane są przetwarzane w związku z publikacją informacji w CRU, przysługują prawa wynikające z RODO, w szczególności:

– prawo do uzyskania informacji o przetwarzaniu danych,
– prawo dostępu do danych,
– prawo żądania sprostowania danych nieprawidłowych,
– prawo żądania aktualizacji danych,
– prawo żądania usunięcia danych w przypadkach przewidzianych przepisami prawa.

W przypadku otrzymania od osoby fizycznej wniosku dotyczącego realizacji jej praw należy niezwłocznie przekazać taką informację do Administratora Danych lub Inspektora Ochrony Danych.

6. W przypadku stwierdzenia, że dane opublikowane w CRU zawierają błędy lub są nieaktualne, należy niezwłocznie podjąć działania zmierzające do ich poprawienia lub aktualizacji. Każda aktualizacja informacji o umowie powinna zostać odnotowana zgodnie z wymaganiami obowiązujących przepisów.

Informacje o umowach podlegają usunięciu z CRU po upływie 5 lat, licząc od końca roku, w którym umowa przestała obowiązywać.

7. W przypadku stwierdzenia lub podejrzenia naruszenia ochrony danych osobowych, w szczególności ujawnienia w CRU danych wykraczających poza zakres dopuszczony przepisami prawa lub informacji naruszających prywatność osób fizycznych, należy niezwłocznie poinformować:

– Administratora Danych,
– Inspektora Ochrony Danych.

Pozwoli to na podjęcie odpowiednich działań naprawczych, ograniczenie skutków naruszenia oraz realizację obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych.

Z poważaniem

Agnieszka Gołąbek
inspektor ochrony danych